Henkilöstö- tai työhyvinvointikysely koetaan joskus pakolliseksi muodollisuudeksi, jonka toteuttamisesta ja tulosten läpikäynnistä halutaan suoriutua nopeasti. Parhaimmillaan henkilöstökysely on kuitenkin paljon enemmän kuin pelkkä vuosittainen työhyvinvoinnin mittaus. Se auttaa tunnistamaan työyhteisön vahvuuksia ja kehittämiskohteita, tuottaa tietoa johtamisen ja kehittämisen tueksi sekä tarjoaa henkilöstölle väylän osallistua oman työyhteisönsä kehittämiseen.
Hyödyllinen henkilöstökysely lähtee organisaation tarpeista. Olennaista on, mitä kysytään, miten kysely toteutetaan ja miten tuloksia aiotaan hyödyntää.
Mitä henkilöstökyselyssä kannattaa kysyä?
Ennen kyselyn suunnittelua kannattaa miettiä, mitä organisaatiossa halutaan selvittää ja ymmärtää paremmin. Onko tavoitteena kehittää työhyvinvointia, johtamista tai työyhteisön toimivuutta? Vai halutaanko muodostaa kokonaiskuva henkilöstökokemuksesta tai strategian toteutumisesta henkilöstön arjessa?
Monipuolinen henkilöstökysely kattaa tyypillisesti ainakin seuraavat osa-alueet:
- Oma työhyvinvointi: työn merkityksellisyys, tehtävänkuvan selkeys, osaaminen, työkyky, motivaatio, työn kuormittavuus ja palautumisen mahdollisuudet.
- Työyhteisön toimivuus ja ilmapiiri: vuorovaikutus, yhteistyö, tiedonkulku, työprosessien sujuvuus, vaikuttamismahdollisuudet, oikeudenmukainen kohtelu, luottamus ja psykologinen turvallisuus. Myös epäasiallisen kohtelun esiintymistä on tärkeää selvittää.
- Esihenkilötyö: esihenkilön lähestyttävyys, tavoitettavuus ja oikeudenmukaisuus, viestintä, palaute, kannustus ja henkilöstön osallistaminen. Lisäksi voidaan arvioida esimerkiksi palaverikäytäntöjen ja kehitys- tai valmennuskeskustelujen toteutumista ja hyödyllisyyttä.
- Johtaminen: luottamus johdon päätöksiin, viestinnän riittävyys, toiminnan organisointi sekä tavoitteiden ja strategian näkyminen arjessa.
- Henkilöstökokemus ja työnantajakuva: kokemus organisaatiosta työpaikkana sekä halukkuus suositella sitä muille. Usein käytetty mittari on työntekijöiden suositteluindeksi eNPS eli Employee Net Promoter Score.
Esihenkilötyö ja organisaation johto kannattaa erottaa kyselyssä toisistaan silloin, kun arvioitavat tahot ovat eri henkilöitä. Näin vastaaja tietää, kenen toimintaa hän arvioi ja millaisiin asioihin hänen odotetaan ottavan kantaa.
Kyselyssä on hyvä olla myös mahdollisuus täsmentää vastauksia avoimella palautteella esimerkiksi jokaisen kysymysryhmän päätteeksi. Avoimet vastaukset auttavat ymmärtämään arvioiden taustalla olevia kokemuksia ja tunnistamaan konkreettisia kehittämisehdotuksia.
Kaikkia aiheita ei tarvitse sisällyttää jokaiseen kyselyyn. Sopiva sisältö määräytyy organisaation tavoitteiden ja tilanteen perusteella. Perusrunkoa voidaan täydentää ajankohtaisilla kysymyksillä esimerkiksi strategian toteutumisesta, organisaatiomuutoksista tai toimintatapojen uudistamisesta. Esihenkilöille voidaan tarvittaessa toteuttaa myös oma kysymysryhmänsä.
Tarkoituksenmukaiset kysymykset tuottavat hyödyllistä tietoa
Henkilöstökyselyn tulisi tuottaa tietoa, jonka perusteella voidaan tehdä johtopäätöksiä ja valita kehittämisen painopisteitä. Siksi kysymysten selkeys ja tarkoituksenmukaisuus ovat tärkeämpiä kuin kyselyn laajuus.
Hyvä kysymys on ymmärrettävä ja riittävän yksiselitteinen. Kysymysten tulee käsitellä organisaation kannalta olennaisia asioita, joihin voidaan myös vaikuttaa. Tuotantolaitoksessa työturvallisuus on olennaisempaa kuin toimistotyössä, ja joissain työpaikoissa on tärkeää selvittää etä- tai vuorotyön järjestelyjä ja kokemuksia.
Kyselyssä on tärkeää tunnistaa työhyvinvointia heikentäviä tekijöitä, kuten epäasiallista tai epätasa-arvoista kohtelua. Esiin nouseviin ongelmiin tulee myös reagoida. Pelkkä kielteisten ilmiöiden puuttuminen ei kuitenkaan vielä tarkoita, että työyhteisö voi hyvin.
Siksi kyselyssä on syytä kartoittaa myös henkilöstökokemukseen ja työn tuottavuuteen myönteisesti vaikuttavia tekijöitä, kuten esimerkiksi sisäistä motivaatiota, sitoutumista, koettua työkykyä, osaamisen hyödyntämistä ja psykologista turvallisuutta. Näin saadaan tietoa sekä ongelmien ratkaisemiseen että työyhteisön vahvuuksien ylläpitämiseen ja kehittämiseen.
Valmiit kyselyrungot helpottavat suunnittelua, mutta organisaation tilanteeseen räätälöity henkilöstökysely motivoi henkilöstöä vastaamaan ja tuottaa hyödyllisintä tietoa kehittämisen pohjaksi.
Vastaamisesta kannattaa tehdä helppoa
Kyselyn toteutustapa vaikuttaa vastaamisen sujuvuuteen ja osallistumishalukkuuteen. Selkeä rakenne, helppokäyttöinen vastausmenetelmä ja toimiva visuaalinen toteutus tekevät vastaamisesta sujuvaa ja nostavat vastausaktiivisuutta.
Kyselyn on toimittava yhtä hyvin sekä tietokoneella että mobiililaitteilla. Kysymysten vastausasteikon tulee olla selkeä ja se saa mielellään toistua samanlaisena läpi kyselyn. Toimivaksi on koettu esimerkiksi asioiden toteutumisen tai merkityksen arviointi asteikolla 1-5. Portaaton janamuotoinen arviointi on usein sujuvampaa kuin vaihtoehtojen rastittaminen. Myös kyselyn pituus on syytä suhteuttaa tiedon tarpeeseen, jotta vastaamiseen kuluva aika pysyy kohtuullisena.
Hyvin suunnitellulla ja helppokäyttöisellä kyselyllä voidaan kerätä riittävästi hyödyllistä tietoa useilta aihealueilta ilman, että vastaaminen koetaan raskaaksi.
Luottamuksellisuus mahdollistaa rehelliset vastaukset
Jotta henkilöstökysely tuottaa mahdollisimman luotettavaa tietoa, on tärkeää, että henkilöstö ymmärtää kyselyn tarkoituksen ja luottaa vastausten luottamukselliseen käsittelyyn. Kyselyn toteutuksesta, vastausten käsittelystä ja tulosten hyödyntämisestä kannattaa tiedottaa selkeästi jo etukäteen.
Anonymiteetti on erityisen tärkeää, kun kysytään johtamisesta, työyhteisön ilmapiiristä tai haastavista tilanteista. Ulkopuolinen kyselyn toteuttaja voi madaltaa kynnystä antaa kriittistä palautetta. Myös johdon näkökulmasta on arvokasta selvittää, miten henkilöstön kokemukset vastaavat johdon omaa käsitystä työyhteisön tilanteesta.
Tuloksia tarkasteltaessa on syytä kiinnittää huomiota keskiarvojen lisäksi vastausten eli näkemysten hajontaan sekä tulosten kehityssuuntiin verrattuna aiempiin kyselyihin. Lisäksi on huomioitava vastausaktiivisuus sekä mahdolliset erot tiimien ja henkilöstöryhmien välillä. Pienissä ryhmissä on varmistettava, ettei yksittäisiä vastaajia voida tunnistaa ja siksi raportoinnin vähimmäisryhmäkoot on syytä määritellä etukäteen. Myös avoimista vastauksista kannattaa yleensä laatia esille nousseiden teemojen yhteenveto, jotta kenenkään yksittäiset vastaukset eivät ole tunnistettavissa.
Kyselyn tulokset kertovat henkilöstön kokemuksista, mutta eivät aina suoraan niiden taustalla olevista syistä. Siksi tuloksia on hyvä täydentää yhteisellä keskustelulla ja arjen toiminnan tarkastelulla.
Miten usein henkilöstökysely kannattaa toteuttaa?
Laaja henkilöstö- tai työhyvinvointikysely kannattaa toteuttaa säännöllisesti, esimerkiksi kerran vuodessa. Näin voidaan muodostaa kokonaiskuva työyhteisön tilanteesta ja seurata pidemmän aikavälin muutoksia. Vertailukelpoisuuden säilyttämiseksi kyselyjen perusrunko kannattaa säilyttää mahdollisimman samanlaisena. Vakiorunkoa voidaan täydentää ajankohtaisia asioita kartoittavilla kysymysryhmillä.
Keskeisiksi kehittämiskohteiksi nousseita asioita on kuitenkin hyvä seurata tiiviimmin. Pulssikyselyillä voidaan arvioida esimerkiksi kuukausittain tai neljännesvuosittain, ovatko toteutetut muutokset parantaneet henkilöstön kokemuksia tai miten sovitut toimintatavat toteutuvat arjessa. Säännöllinen seuranta mahdollistaa nopean reagoinnin, mikäli haluttua kehitystä ei tapahdu.
Henkilöstökokemuksen jatkuvaa mittaamista voidaan toteuttaa fiilismittauksella, johon työntekijät voivat milloin tahansa antaa palautetta sen hetkisestä kokemuksestaan. Fiilismittauksella saadaan nopeasti tietoa henkilöstön hyvinvoinnissa tapahtuvista muutoksista.
Eri mittarit täydentävät toisiaan, kun niiden käyttötarkoitukset ovat selkeitä ja tuloksia ollaan valmiita hyödyntämään suunnitelmallisesti.
Henkilöstökyselyn arvo syntyy tulosten hyödyntämisestä
Hyvin suunniteltu henkilöstökysely antaa johdolle ja koko organisaatiolle arvokasta tietoa, mutta todellinen hyöty syntyy vasta, kun tulokset käsitellään, kehittämisen painopisteet valitaan ja tarvittavat toimenpiteet käynnistetään.
Henkilöstön osallistuminen tulosten käsittelyyn ja ratkaisujen suunnitteluun auttaa löytämään käytännössä toimivia kehittämiskeinoja. Samalla henkilöstö näkee, että heidän antamallaan palautteella on merkitystä ja että kyselyllä voi aidosti vaikuttaa työpaikan arkeen.
Kokemukseni mukaan räätälöity kysely, tulosten yhteinen käsittely ja tulosten perusteella käynnistetty kehittämistyö vahvistavat henkilöstön luottamusta kyselyihin ja lisäävät vastausaktiivisuutta seuraavilla toteutuskerroilla.
Valmennuskumppani auttaa suunnittelemaan organisaation tarpeisiin sopivan henkilöstökyselyn, tulkitsemaan tuloksia ja käynnistämään kehittämistyön yhdessä henkilöstön kanssa. Palvelu voidaan toteuttaa kokonaisuutena tai erillisinä osina.
Haluatko saada henkilöstökyselystä enemmän hyötyä johtamisen ja työyhteisön kehittämiseen?
Ota yhteyttä, niin keskustellaan organisaatiosi tarpeista.