Esihenkilövalmennuksia toteutetaan erilaisiin tarpeisiin. Yhdessä organisaatiossa uudet esihenkilöt tarvitsevat perustietoa omasta roolistaan ja valmentavasta johtamisesta. Toisessa kaivataan johtamisen toimintatapojen yhtenäistämistä ja kolmannessa tukea esimerkiksi muutoksen johtamiseen tai haastaviin vuorovaikutustilanteisiin.
Vaikuttavuuden lähtökohtana on aina organisaation tilanne, tavoitteet ja todelliset tarpeet. Valmiit standardikoulutuspaketit vastaavat harvoin täydellisesti näihin tarpeisiin, joten sisältöä ja toteutusta on usein tarpeen räätälöidä.
Seuraavassa keskeisiä näkökulmia, jotka kokemukseni mukaan kannattaa ottaa huomioon, kun organisaatiosi suunnittelee esihenkilövalmennuksen hankintaa tai toteutusta.
1. Aloita organisaation tarpeista ja tavoitteista
Suunnittelussa tulee lähteä liikkeelle organisaation tarpeista ja tavoitteista. Esihenkilöiden tehtävä on viedä strategiaa käytäntöön, joten valmennuksen tulee tukea sitä, mitä organisaatio on tavoittelemassa. Millaista esihenkilötyötä tarvitsemme saavuttaaksemme tavoitteemme? Haluammeko vahvistaa valmentavaa johtamista tai yhteisiä toimintatapoja?
Osa esihenkilövalmennuksen tavoitteista on usein subjektiivisesti arvioitavia, esimerkiksi itsetuntemuksen lisääntyminen ja uuden roolin haltuunotto. Valmennukselle kannattaa asettaa myös sellaisia tavoitteita, joita voidaan arvioida konkreettisen toiminnan perusteella. Esimerkiksi kehityskeskustelujen toteutuminen ja niiden hyödyllisyyden varmistaminen, palautteenannon ja vaikeiden asioiden puheeksioton lisääminen tai johtamisen toimintatapojen yhtenäinen toteutuminen arjessa.
Organisaation strategian ja tavoitteiden lisäksi valmennuksen sisältöä voidaan rakentaa esimerkiksi henkilöstökyselyn tai muun tilannekuvan perusteella, ajankohtaisten muutosten ympärille tai yhdessä sovittujen johtamisen periaatteiden pohjalta. Koko organisaation näkökulman lisäksi on tärkeää selvittää osallistujien arjen tarpeet.
2. Selvitä osallistujien tarpeet
Organisaation johdon näkökulmaa on hyvä täydentää valmennukseen osallistuvien esihenkilöiden arjen kokemuksilla. Siksi ennen valmennusta kannattaa kysyä myös osallistujilta:
- Mitkä esihenkilötyön tilanteet koet tällä hetkellä haastaviksi?
- Missä haluaisit vahvistaa osaamistasi?
- Mitä asioita olisi tärkeää käsitellä yhdessä juuri nyt?
- Mitä toivot valmennukselta?
Osallistujien tarpeita ja näkemyksiä voidaan selvittä esimerkiksi anonyymillä ennakkokyselyllä. Jos aika ja resurssit mahdollistavat henkilökohtaiset haastattelut, tarpeiden kartoittamisessa päästään yleensä vielä syvemmälle.
Esihenkilövalmennuksen sisältöjen tulisi liittyä mahdollisimman konkreettisesti osallistujien omaan työhön. Kun heidän itsensä esille nostamia aiheita voidaan painottaa, valmennus vastaa paremmin heidän tarpeitaan. Kokemus siitä, että valmennus on aidosti omiin tarpeisiin räätälöity, tukee sitoutumista ja asioiden siirtymistä arkeen.
3. Räätälöi valmennus organisaation omaan tilanteeseen
Jos valmennustarpeessa on kyse yksittäisten esihenkilöiden osaamisen kehittämisestä, avoimet valmennukset voivat toimia hyvin. Jos taas tavoitteena on tukea yhtenäisten johtamisen toimintamallien toteutumista, vahvistaa yrityskulttuuria tai mahdollistaa esihenkilöiden keskinäistä vertaistukea ja oppimista, organisaatiokohtainen valmennus on usein perusteltu ratkaisu.
Organisaatiokohtaisessa valmennuksessa voidaan käsitellä juuri niitä tilanteita ja kysymyksiä, jotka ovat osallistujille ajankohtaisia ja tukevat organisaation tavoitteiden saavuttamista. Luottamuksellinen ilmapiiri tukee avointa keskustelua, ja esihenkilöiden keskinäinen vertaistuki auttaa jakamaan kokemuksia ja käytännön ratkaisuja.
Myös valmennuksen tavoitteiden toteutumista ja vaikuttavuutta voidaan seurata paremmin.
Räätälöinti ei tarkoita sitä, että jokainen asia suunnitellaan alusta asti uudelleen. Olennaista on, että valmennuksen sisältö ja toteutustapa rakennetaan tukemaan kyseisen organisaation kulttuuria ja tavoitteita.
4. Valitse oppimista ja käytäntöön soveltamista tukevat toteutustavat
Vaikuttavassa esihenkilövalmennuksessa ei tyydytä vain jakamaan tietoa, vaan se rakennetaan tukemaan uuden tiedon ja osaamisen soveltamista käytäntöön. Siksi asiasisällön lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota siihen, miten asioita valmennuksessa käsitellään.
Hyvässä valmennuksessa osallistujat saavat tutkittua tietoa, uusia näkökulmia ja konkreettisia työkaluja, joita he voivat hyödyntää omassa työssään. Lisäksi heille tarjotaan mahdollisuus pohtia omaa toimintaansa, keskustella, jakaa kokemuksia ja harjoitella käytännön tilanteita. Vertaistuki on tärkeä osa prosessia – osallistujat oppivat paitsi valmentajalta myös toisiltaan.
Osaamisen ja taitojen kehittämisessä käytännön harjoittelu on tärkeää. Esimerkiksi palautteen antamista, vaikean asian puheeksiottoa tai muita esihenkilötyön tilanteita voidaan harjoitella ensin valmennuksessa. Sen jälkeen toimintatapaa voi kokeilla omassa työssä ja palata kokemuksiin seuraavalla valmennuskerralla. Kun opittuja asioita pääsee soveltamaan käytännössä, ne eivät jää irrallisiksi opeiksi vaan muuttuvat vähitellen osaksi omaa toimintaa.
Myös valmentajan asiantuntemuksella, kokemuksella ja valmennustyylillä on merkitystä. Pelkän teoreettisen osaamisen lisäksi esihenkilövalmennuksessa on tärkeää osata luoda tilaa pohdinnalle, keskustelulle ja harjoittelulle. Valmentajan toimintatapa voikin parhaimmillaan tarjota esimerkin valmentavasta otteesta. Sen sijaan, että jokaiseen tilanteeseen tarjotaan valmis ratkaisu, osallistujia autetaan tutkimaan omaa toimintaansa, löytämään vaihtoehtoja ja pohtimaan, mikä juuri heidän tilanteessaan voisi toimia.
Lisäksi valmentajan omakohtainen käytännön kokemus johtamisesta ja esihenkilötyöstä auttaa ymmärtämään osallistujien arkea ja sitä, miten oppeja voidaan soveltaa käytännössä.
Oppimista ja käytäntöön soveltamista tukevia valmennusmenetelmiä ovat esimerkiksi:
- oivaltamista tukevat pohdintatehtävät
- osallistavat menetelmät, keskustelut ja pienryhmätyöskentely
- käytännön esimerkit ja case-harjoitukset
- esihenkilötyön tilanteiden simulointi ja rooliharjoitukset
- omien todellisten tilanteiden käsittely
- uusien toimintatapojen harjoittelu
- valmennuskertojen väliset tehtävät ja kokeilut omassa työssä.
Tärkeää on, että toteutustavat eivät ole irrallisia menetelmiä, vaan tukevat valmennukselle asetettuja tavoitteita. Mitä osallistujien pitäisi valmennuksen jälkeen osata, ymmärtää tai tehdä toisin – ja millainen työskentely auttaa siinä parhaiten?
5. Varaa riittävästi aikaa oppimiselle ja asioiden kokeilulle käytännössä
Esihenkilövalmennuksen vaikuttavuudessa olennaista on arjen toiminnan kehittyminen. Yksi hyvä valmennuspäivä voi herättää paljon ajatuksia, mutta uusien toimintatapojen muuttuminen osaksi arkea vaatii aikaa, harjoittelua ja mahdollisuuksia kokeilla opittua käytännössä.
Useamman valmennuskerran kokonaisuudessa opittuja asioita voidaan kokeilla valmennusten välillä ja palata seuraavalla kerralla kokemuksiin:
Mitä kokeilit? Mitä tapahtui? Mikä toimi? Mitä tekisit seuraavalla kerralla toisin?
Näin valmennus ei jää irralliseksi koulutukseksi, vaan tukee esihenkilötyön jatkuvaa kehittämistä.
Valmennuksen rytmityksessä kannattaa huomioida myös osallistujien arki. Useampi tiivis valmennuskerta muutaman kuukauden aikana voi mahdollistaa paremmin asioiden kokeilun ja niihin palaamisen kuin yksi tai kaksi peräkkäistä valmennuspäivää. Toisaalta joskus myös kunnollinen irrottautuminen arjesta päiväksi tai pariksi voi olla perusteltua. Olennaista on valita rytmitys, joka tukee valmennuksen tavoitteita ja osallistujien mahdollisuutta keskittyä oppimiseen.
Riittävä kesto ei tarkoita mahdollisimman montaa valmennuspäivää. Olennaisempaa on, että oppimiselle, kokeilulle, kokemusten jakamiselle ja asioiden syventämiselle on riittävästi aikaa, jotta halutut asiat siirtyvät arjen toimintatavoiksi. Sovittujen toimintatapojen toteutumiseen ja toimivuuteen on hyvä palata myös riittävän ajanjakson kuluttua aktiivisesta valmennusjaksosta.
6. Yhdistä valmennukseen tarvittaessa henkilökohtainen coaching
Kaikki esihenkilöiden tilanteet ja tarpeet eivät ole samanlaisia.
Organisaatiokohtainen valmennus rakentaa yhteistä osaamista ja toimintatapoja, mutta yksittäisellä esihenkilöllä voi olla myös omia henkilökohtaisia tavoitteita tai tilanteita, joita ei ole tarkoituksenmukaista käsitellä ryhmässä.
Siksi henkilökohtainen coaching voi olla erinomainen täydennys esihenkilövalmennukseen. Coachingissa voidaan pysähtyä yksittäisen esihenkilön omien kysymysten äärelle ja tukea sitä, että valmennuksessa käsitellyt asiat siirtyvät hänen omassa työssään käytäntöön, olipa kyse sitten haastavista vuorovaikutustilanteista tai itsensä johtamisen kysymyksistä.
Parhaimmillaan ryhmävalmennus ja henkilökohtainen coaching tukevat toisiaan: valmennuksessa rakennetaan yhteistä osaamista, coachingissa syvennytään yksilön omaan tilanteeseen.
7. Varmista johdon tuki
Esihenkilövalmennuksen vaikuttavuus ei ole pelkästään valmentajan ja osallistujien vastuulla. Myös johdon sitoutumisella on tärkeä rooli siinä, miten valmennuksessa opitut asiat pääsevät osaksi organisaation arkea.
Jos valmennuksessa sovitaan uusista toimintatavoista, niiden käyttöönotolle pitää olla organisaatiossa todellinen mahdollisuus. Johdon esimerkki, kiinnostus valmennuksen etenemiseen ja yhteisesti sovittujen toimintatapojen seuranta viestivät siitä, että asiaa pidetään organisaatiossa tärkeänä.
Parhaimmillaan valmennus ei olekaan organisaation erillinen kehittämistoimenpide, vaan se kytkeytyy osaksi johtamisen arkea ja organisaation muuta kehittämistä.
8. Suunnittele vaikuttavuuden seuranta jo alussa
Jo suunnitteluvaiheessa kannattaa miettiä, miten valmennuksen hyödyllisyyttä ja vaikuttavuutta voidaan arvioida.
Vaikuttavuutta voi tarkastella usealla tasolla. Yksittäisen esihenkilön kohdalla muutos voi näkyä esimerkiksi oman roolin ja vastuun selkiytymisenä, itsetuntemuksen lisääntymisenä, kasvaneena varmuutena esihenkilötyössä tai uusien toimintamallien käyttöönottona arjessa.
Tiimi- tai työyhteisötasolla vaikutukset voivat näkyä esimerkiksi yhteistyön ja keskustelukulttuurin kehittymisenä, työhyvinvoinnin ja psykologisen turvallisuuden vahvistumisena sekä pitkällä aikavälillä henkilöstön vaihtuvuuden tai sairauspoissaolojen vähenemisenä.
Organisaatiotasolla tavoitteena voi olla esimerkiksi strategian parempi käytäntöönvienti, tuottavuuden ja tehokkuuden kehittyminen, tavoitteiden parempi saavuttaminen tai työnantajakuvan vahvistuminen.
Kaikkiin näihin tekijöihin vaikuttavat luonnollisesti esihenkilövalmennuksen lisäksi myös monet muutkin asiat. Siksi yksittäisen tunnusluvun muutosta ei voi suoraan tulkita valmennuksen vaikutukseksi. Olennaista on tarkastella muutosta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja lähtötilanteeseen.
Miten vaikuttavuutta voidaan mitata?
Menetelmät kannattaa valita sen mukaan, mitä valmennuksella halutaan saada aikaan. Mahdollisia tapoja ovat esimerkiksi:
- osallistujien palaute- ja pulssikyselyt
- esihenkilöiden itsearviointi osaamisen tai toiminnan muutoksesta
- henkilöstö- tai työhyvinvointikyselyt
- eNPS ja muut henkilöstökokemusta kuvaavat mittarit
- 360-arvioinnit
- henkilöstö- ja liiketoiminnan tunnusluvut
- valmennukselle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen.
Usein paras kuva vaikuttavuudesta syntyy yhdistämällä erilaisia tietolähteitä. Esimerkiksi esihenkilön oma kokemus osaamisen vahvistumisesta on tärkeä tieto, mutta vielä olennaisempaa on nähdä, näkyykö muutos myös hänen toiminnassaan ja henkilöstön kokemuksissa.
Seuranta auttaa myös huomaamaan, missä asioissa tarvitaan vielä tukea ja mitä kannattaa kehittää seuraavaksi.
Vaikuttava esihenkilövalmennus näkyy arjessa
Hyvä valmennus antaa esihenkilöille uusia ajatuksia ja välineitä. Vielä tärkeämpää on se, miten niitä hyödynnetään arjessa.
Vaikuttava esihenkilövalmennus ei ole yksittäinen koulutuspäivä, vaan tavoitteellinen prosessi, joka yhdistää organisaation tavoitteet ja osallistujien tarpeet ja tukee halutun muutoksen tapahtumista arjessa.
Valmennuskumppaninasi suunnittelen esihenkilövalmennuksen organisaatiosi tavoitteiden ja todellisten tarpeiden pohjalta tukemaan haluttua muutosta. Valmennukseen voidaan tarpeen mukaan yhdistää erilaisia kyselyjä, henkilökohtaista tai tiimicoachingia sekä WorkPlace Big Five -persoonallisuusprofiileja.
Ota yhteyttä – suunnitellaan teille yhdessä vaikuttava esihenkilövalmennus!