Esihenkilövalmennus tai -koulutus on yksi tavallisimmista tavoista kehittää johtamista ja esihenkilötyötä. Joissakin organisaatioissa sitä toteutetaan säännöllisesti, toisissa ajatellaan, että kerran käydyllä koulutuksella pärjätään hamaan tulevaan. Mutta milloin valmennus on oikeasti hyödyllistä?
Esihenkilötyön kehittämisen tarve ei aina näy yksittäisenä ongelmana. Joskus ensimmäinen merkki on henkilöstökyselyn heikentynyt tulos tai esihenkilöiden kokemus johtamistilanteiden haastavuudesta. Joskus huomio kiinnittyy organisaation tunnuslukuihin: tavoitteita ei saavuteta, henkilöstö vaihtuu tai sairauspoissaolot ovat kasvussa.
Kaikki organisaation haasteet eivät luonnollisesti ratkea esihenkilöitä kouluttamalla. Ensin kannattaa selvittää, mitä tilanteessa oikeastaan tarvitaan.
Milloin esihenkilövalmennuksen tarvetta kannattaa pysähtyä arvioimaan?
Seuraavassa tyypillisiä tilanteita, joissa organisaatio voi hyötyä esihenkilövalmennuksesta.
1. Tavoitteita ei saavuteta
Jos organisaation, yksikön tai tiimien tavoitteet jäävät toistuvasti saavuttamatta, kannattaa tarkastella myös johtamiskäytäntöjä.
Ovatko tavoitteet selkeitä? Tietävätkö työntekijät, mitä heiltä odotetaan? Seurataanko tavoitteiden etenemistä säännöllisesti? Miten toimitaan, jos tavoitteista jäädään jälkeen?
Esihenkilön tehtävä ei ole ainoastaan viestiä tavoitteista, vaan auttaa ihmisiä saavuttamaan ne. Esihenkilövalmennuksessa voidaan harjoitella valmentavan johtamisen toimintatapoja, jotka mahdollistavat tuloksellisuuden ja työhyvinvoinnin yhtäaikaisen kehittymisen.
Esihenkilövalmennus ei yksinään ratkaise tilannetta, jos haasteet liittyvät esimerkiksi resursseihin, työn organisointiin tai epärealistisiin tavoitteisiin.
2. Esihenkilöillä ei ole yhtenäisiä toimintamalleja
Jos johtamisen käytännöt vaihtelevat paljon tiimistä toiseen, henkilöstö voi kokea tilanteen epäoikeudenmukaisena. Yksi esihenkilö käy kehityskeskustelut säännöllisesti, toinen ei. Yhden palaverit ovat keskustelevia ja eteenpäin vieviä, toisen menneeseen katsovia yksinpuheluja. Yksi antaa palautetta aktiivisesti, toinen vain ongelmatilanteessa. Yksi ottaa vaikeat asiat nopeasti puheeksi, toinen toivoo asioiden järjestyvän itsestään.
Erilaiset persoonat ja johtamistyylit saavat näkyä arjessa eikä kaiken tarvitse tapahtua samalla tavalla. Organisaatiossa on kuitenkin hyvä olla yhteinen näkemys siitä, mitä hyvä esihenkilötyö tarkoittaa juuri meillä ja millaisia toimintatapoja kaikilta esihenkilöiltä odotetaan.
Organisaatiokohtaisessa valmennuksessa näitä toimintamalleja voidaan rakentaa yhdessä.
3. Vaikeita keskusteluja, päätöksiä tai palautteenantoa vältellään
Esihenkilötyöhön kuuluu haasteellisia vuorovaikutustilanteita: suoriutumiseen puuttumista, rakentavan palautteen antamista, työssä jaksamiseen liittyvien huolten puheeksiottoa, vaikeista päätöksistä kertomista ja konfliktitilanteiden käsittelyä.
Nämä ovat tyypillisesti käsiteltäviksi toivottujen asioiden kärkipäässä valmennusten ennakkokyselyissä ja -haastatteluissa.
Ongelmat eivät yleensä katoa niiden käsittelyä välttelemällä ja lykkäämällä. Valmennuksessa käydään läpi toimintamalleja haastavien tilanteiden kohtaamiseen, niitä harjoitellaan ja jaetaan kokemuksia eri tilanteissa toimivista käytännöistä.
4. Yhteistyössä, ilmapiirissä tai henkilöstön hyvinvoinnissa on haasteita
Yhteistyön haasteet, tiedonkulun ongelmat, toistuvat ristiriidat tai kiristynyt ilmapiiri voivat kertoa tarpeesta täsmentää johtamisen käytäntöjä. Myös sairauspoissaolojen tai henkilöstön vaihtuvuuden lisääntyminen voivat antaa aihetta tarkastella työoloja, työn sujuvuutta ja esihenkilötyötä tarkemmin.
Esihenkilöillä on keskeinen rooli työyhteisön toimintatapojen ja keskustelukulttuurin rakentamisessa ja työhyvinvoinnin tukemisessa. Myös työkykyyn liittyvien huolten puheeksiotto ja varhainen tuki ja työhön paluun tukeminen ovat tärkeä osa esihenkilötyötä.
Joskus kyse voi olla yksittäisen työyhteisön tilanteesta, joskus taas tarvitaan johtamis- ja vuorovaikutusosaamisen vahvistamista koko organisaatiossa.
5. Organisaatioon tulee uusia esihenkilöitä
Erityisesti ensimmäistä kertaa esihenkilöksi siirtyvälle muutos on suuri: työn sisältö, vastuut ja oma rooli muuttuvat olennaisesti. Monelle tulee yllätyksenä entisten kollegoiden suhtautumisen muuttuminen.
Esihenkilöosaamista ei kannata jättää pelkästään kokemuksen kautta opittavaksi, vaan osaamista kannattaa vahvistaa ennakoivasti jo ennen haastavien tilanteiden kohtaamista.
Uusille esihenkilöille suunnattu valmennus antaa mahdollisuuden käydä läpi niin johtamisen perustaitoja kuin organisaation yhteisiä toimintatapoja. Usein teoriaosaamista on hyödyllistä täydentää myös kokeneiden esihenkilöiden arjen kokemuksilla.
6. Organisaatiossa tapahtuu muutos
Uusi strategia, organisaatio- ja henkilömuutokset, voimakas kasvu tai uusi johtamisjärjestelmä voivat muuttaa johtamisen vaatimuksia. Esihenkilötyössä tarvitaan ymmärrystä siitä, miten muutokset vaikuttavat yksilöihin ja työyhteisöjen dynamiikkaan.
Organisaatiokohtainen valmennus voi tarjota esihenkilöille yhteisen mahdollisuuden ymmärtää muutosta, pohtia sen vaikutuksia omaan työhön ja vahvistaa valmiuksia tukea henkilöstöä muutoksessa. Valmennuksessa voidaan seurata muutosprosessin etenemistä, ratkaista yhdessä esiin nousevia haasteita ja jakaa toimivia käytäntöjä. Näin valmennus tukee myös muutoksen käytäntöön viemistä.
Tarvitaanko esihenkilövalmennusta vai jotain muuta?
Esihenkilövalmennuksen suunnittelun tulee alkaa organisaation tarpeiden ymmärtämisestä, ei valmiin vakiokoulutuspaketin valinnasta.
Joskus paras ratkaisu on valmennus. Joskus tilannekuvaa pitää ensin tarkentaa esimerkiksi henkilöstökyselyllä. Joskus esihenkilövalmennuksen sijaan tai sen tueksi tarvitaan johtoryhmän työskentelyn kehittämistä, työyhteisön yhteistä keskustelua tai yksittäisen esihenkilön coachingia.
Miksi organisaatiokohtainen esihenkilövalmennus on hyödyllinen?
Avoimissa koulutuksissa saa arvokasta oppia ja näkökulmia muilta organisaatioilta. Uusien ideoiden ja toimintatapojen käytäntöön vienti voi kuitenkin olla yksittäiselle esihenkilölle haasteellista, jos kollegoiden ja koko organisaation toimintamallit ovat entisellään. Usein uudet ideat ja opit jäävätkin arjen jalkoihin.
Organisaatiokohtaisessa valmennuksessa huomio voidaan kohdentaa suoraan oman organisaation tilanteeseen ja arkeen. Valmennuksessa voidaan esimerkiksi:
- käsitellä osallistujien omia esihenkilötyön tilanteita
- jakaa kokemuksia ja oppia toisilta esihenkilöiltä
- vahvistaa yhteistä ymmärrystä hyvästä esihenkilötyöstä
- rakentaa yhteisiä johtamisperiaatteita ja toimintatapoja
- harjoitella haastavia tilanteita käytännössä
- seurata toimintatapojen siirtymistä käytäntöön
Kun asioita voidaan käsitellä luottamuksellisesti oman organisaation kesken, keskustelussa päästään usein konkreettisemmalle tasolle. Yksittäisten esihenkilöiden osaamisen lisäksi päästään rakentamaan myös keskinäistä yhteistyötä ja yhtenäistä johtamiskulttuuria.
Esihenkilövalmennuksen lähtökohtana todellinen tarve
Esihenkilövalmennusta ei kannata toteuttaa vain siksi, että niin kuuluu tehdä. Ensin on hyvä määritellä, mitä halutaan kehittää ja mitä valmennuksella halutaan saada aikaan.
Joskus tarvitaan johtamisosaamisen vahvistamista, joskus taas yhtenäisten toimintatapojen rakentamista ja usein näitä molempia. Joskus tärkein ensimmäinen askel ei ole valmennuksen tilaaminen vaan yhteisen tilannekuvan muodostaminen.
Hyvä esihenkilövalmennus ei ole irrallinen koulutuspäivä, jonka jälkeen palataan entiseen. Parhaimmillaan se antaa esihenkilöille uusia ajatuksia ja käytännön välineitä, auttaa kirkastamaan omaa roolia ja johtamistyyliä sekä tukee uusien toimintatapojen kokeilemista, vaikutusten seuraamista ja jatkuvaa kehittämistä. Samalla valmennus auttaa organisaatiota rakentamaan yhteisiä johtamisen käytäntöjä. Riittävän pitkä toteutusjakso mahdollistaa käsiteltyjen asioiden siirtymisen arkeen.
Valmennuksen vaikuttavuutta kannattaa seurata
Vaikuttavuutta voidaan arvioida esimerkiksi sen perusteella, ovatko sovitut toimintatavat käytössä, kokevatko esihenkilöt osaamisensa vahvistuneen ja näkyvätkö halutut muutokset arjessa.
Vaikuttava esihenkilövalmennus kytkeytyy organisaation todelliseen arkeen ja jatkuu myös valmennuspäivien jälkeen. Uusia toimintatapoja kokeillaan käytännössä ja niiden toimivuutta arvioidaan ja kehitetään jatkuvasti osana esihenkilötyön arkea.
Valmennuskumppaninasi suunnittelen esihenkilövalmennuksen organisaatiosi tavoitteiden ja todellisten tarpeiden pohjalta tukemaan haluttua muutosta. Valmennukseen voidaan tarpeen mukaan yhdistää erilaisia kyselyjä, henkilökohtaista ja tiimicoachingia sekä WorkPlace Big Five-persoonallisuusprofiileja.
Ota yhteyttä – katsotaan millainen valmennus on teille hyödyllinen!